Fundada em 1911, a PPPayne é conhecida mundialmente como a principal fabricante e fornecedora de fitas destacáveis para embalagens de produtos de bens de consumo. A companhia tem indústrias no REINO UNIDO, nos EUA, na América do Sul, na Índia e no Oriente Médio. A fábrica do REINO UNIDO é responsável pela produção de 4.5 milhões de metros quadrados por mês.

Comprometida com a inovação e a qualidade, a PPPayne busca continuamente antecipar-se às necessidades mutáveis de seus clientes e ajustar adequadamente sua produção. Quando isto gerou uma pressão insuportável em sua capacidade de planejamento e programação, a companhia procurou a Preactor International para obter as ferramentas de que precisava.

O sistema de produção da PPPayne é praticamente linear. Depois de uma fase de impressão opcional, que envolve uma impressora moderna e nova em folha, toda fita recebe sua cobertura apropriada. A fita é então submetida a um processo pelo qual ela é cortada e separada em rolos menores. Se não forem despachados para uma das fábricas parceiras nesta fase, estes rolos serão então carregados em máquinas que cortam a fita no tamanho exigido. Depois, os rolos são empacotados e despachados.

O Problema

Apesar desta relativa simplicidade, existem importantes questões de planejamento. A estação de cobertura simples é forte candidata a gargalo de produção, assim como a disponibilidade das cortadoras primária e secundária. Além disso, as cortadoras têm tempos de set-up e de comutação muito diferentes, dependendo do tamanho do rolo utilizado, o que é determinado pela duração da produção e pelo tamanho do produto acabado - entre 1.6 e 15 mm. Trabalhos de alta prioridade ou quebras de máquina têm potencial para prejudicar seriamente qualquer tentativa de otimização. Steven Leese, Gerente de Planejamento da P P Payne, lembra como era a situação antes do Preactor: "O planejamento era uma operação manual que contava apenas com o planejador para determinar a capacidade e a utilização, usando uma tabela de planejamento montada com cartões e era bastante aproximado". Este sistema era operado em conjunto com um sistema rudimentar de controle de produção que dependia completamente das perguntas do usuário para fornecer a informação apropriada, que então tinha que ser impressa manualmente.

A combinação desses dois fatores criava sérios problemas. Os principais eram o tempo e o custo resultantes da necessidade de duplo trabalho para cada tarefa. A precisão também era altamente variável, já que trabalhos poderiam ser perdidos caso os cartões caíssem do calendário, ou fossem duplicados. Não era possível comparar o progresso dos trabalhos com o planejado, o que afetava a capacidade da empresa de definir e cumprir datas de entrega precisas.

A tendência de trabalhar com ordens mais personalizadas e a crescente demanda dos clientes por tempos de produção menores contribuíram para a decisão de comprar um sistema Preactor stand-alone em 1999. Alguns dos aspectos que impressionaram Steven imediatamente foram sua facilidade de uso e a simplicidade de implantação. "Muitos sistemas de TI para indústrias requerem serviços de implantação especializada que podem custar tanto quanto o software, se não mais. Com o Preactor, Mark Palmer, Gerente de Planejamento na ocasião e atual Diretor de Operações, sentou-se com o manual do usuário e após alguns meses tinha todos os parâmetros e a configuração inicial do banco de dados." Todas as pessoas que usariam o sistema também foram treinadas durante esse tempo.

O Desafio

A falta de funcionalidade do sistema anterior fez com que o Preactor fosse utilizado em modo stand-alone, com as ordens atuais sendo ainda retiradas manualmente do sistema Foreman antes de serem lançadas no Preactor. Apesar disto, vários benefícios foram sentidos de imediato. "Pela primeira vez, pudemos visualizar um plano de capacidade de demanda de todo o sistema. Isto nos permitiu prever e administrar a necessidade de horas extras quando estivéssemos excepcionalmente ocupados. A programação podia ser divulgada por diversos meios, o que não só economizou uma parcela significativa de tempo, como também eliminou qualquer discrepância nas programações em uso."

Tudo isto contribuíu para que a PPPayne pudesse fornecer datas de conclusão e entrega muito mais precisas. Porém, alguns problemas permaneceram, notadamente o tempo gasto duplicando o trabalho em ambos os sistemas.

Este foi o principal catalisador da aproximação da empresa com o ERP Vendor Fourth Shift em meados de 2001 para adquirir um sistema de ERP moderno. A funcionalidade do Fourth Shift trouxe tudo o que a PPPayne precisava exceto no que se referia ao planejamento da produção. Sendo assim, a integração tornou-se uma exigência. Consultores de administração, a Churchill Associates, a Preactor International e a Fourth Shift, transformaram o Preactor FCS em Preactor APS junto com o software de interface da Churchill. Alan Keene é diretor do Churchill Associates: “A parceria entre a Preactor e a Fourth Shift já tinha sido um sucesso na Filtrona, uma companhia irmã da PPPayne, assim como em outros da Fourth Shift. Nossa interface flexível utiliza o exclusivo desgin de sistema aberto destes dois produtos líderes de mercado, e oferece a oportunidade de troca em tempo real de planos e programações”. O sistema Preactor APS/Fourth Shift estava pronto e rodando em novembro de 2001.

A Solução

Mike Novels, CEO da Preactor comenta a importância de desenvolver esta interface. "Este é outro exemplo bom de como nossa rede de peritos em Preactor pode trabalhar com uma empresa para prover as ferramentas de que elas necessitam para fazer melhorias significativas. Neste caso a empresa escolheu produtos best of breed como o Fourth Shift e o Preactor para obter a solução mais completa.

Novamente, os benefícios foram imediatos. Não era mais necessário lançar os trabalhos manualmente no Preactor: a interface os transferia diretamente do sistema. Isto representou uma economia de 10 horas por semana! Cartões de grupo (batch) estão agora disponíveis ao toque de um botão, ao invés de terem que ser gerados e impressos manualmente. Como a interface utiliza a programação do Preactor para lançar e atualizar ordens automaticamente no Fourth Shift, a funcionalidade de CRM do sistema Fourth Shift pôde tornar imediatamente disponível ao serviço de atendimento ao consumidor a data e o horário de término dos trabalhos, permitindo fornecer informações mais precisas aos usuários finais. A disponibilidade de informações precisas sobre o planejamento também permitirá que a P P Payne integre outras áreas, principalmente a de rótulos.

O sucesso da combinação Preactor/Fourth Shift foi tanto que Steven foi enviado para avaliar a possibilidade de implementar o mesmo sistema na fábrica em Richmond, nos EUA. A unidade norte-americana estava usando o mesmo sistema de calendário e cartão utilizado no REINO UNIDO. Steven implementou o Preactor e criou um link com o sistema Fourth Shift dos EUA. Foi então decidido que um novo planejador seria contratado e treinado. Durante o tempo gasto para recrutar um gerente novo, toda a operação de planejamento nos EUA era feita no REINO UNIDO por meio de um link PC-Anywhere, com ajuda de apenas um assistente nos EUA.

Mais surpreendente é o fato de que o novo planejador dos EUA foi treinado no REINO UNIDO, no sistema Preactor dos EUA, por meio de um link PC-Anywhere.

A fábrica dos EUA já está obtendo a mesma economia de tempo e de custos que a do REINO UNIDO, com um Retorno de Investimento (ROI) em ambos os lados da lagoa. Além disso, houve um benefício inesperado como explica Steven. "O vínculo entre as duas plantas tornou transparente a capacidade de cada uma. Isto nos permite usar a capacidade excedente de cada planta quando necessário e otimizar o potencial combinado de ambos as unidades industriais.”

Quanto ao futuro, a empresa monitorará a situação em outras unidades fabris visando implantar o Preactor quando for viável.

Quando solicitado a definir a importância do Preactor para a PPPayne, Steven é categórico: "é simplesmente inestimável!”